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2023.04.15
各業界の廃棄物処理
廃棄証明書とは？マニフェストとの違いや保管期間について解説
産業廃棄物の処理に関連する書類の1つに「廃棄証明書」と呼ばれるものがあります。この書類は、非常に厳密に保管期間が定められており、事業者にとっては非常に大切な書類の1つといえます。
では具体的に、廃棄証明書とはどのような書類なのでしょうか。今回は廃棄証明書についての詳細な解説や混同しがちな「マニフェスト」との違い、さらには正しい保管方法や保管期限まで、詳しくご紹介いたします。
「廃棄証明書」とは？
廃棄証明書とは、処理を依頼した機密文書等の重要書類が「正しく廃棄されたこと」を証明する書類のことを指します。機密文書等を廃棄する業者に処理を依頼した場合、排出事業者は、基本的に廃棄する瞬間を直接確認することはできません。その代わりとして、処理事業者から廃棄証明書が発行されることにより、依頼した機密文書等が正しく廃棄されたことが証明されます。
このフォーマットは、法律等で定められているわけではないので、廃棄する業者によってフォーマットが異なっているケースがほとんどです。
また、発行の形態についても「紙」と「電子媒体」に分かれます。
紙の場合、機密文書の廃棄処理後に郵送の手続きが取られるので、手元に届くまでには1～2週間程度を要するのが一般的となっています。
電子媒体の場合は、多くが電子メールで送信されます。他にも、専用サイトにアップロードされたものをダウンロードすることで手に入れるパターンもあります。
「廃棄証明書」と「マニフェスト」の違いは？
産業廃棄物に関わる書類として有名なものに、「マニフェスト」があります。マニフェストは廃棄証明書と混同されやすい書類ですが、それぞれの書類が持つ意味は大きく異なるため、2つの違いをしっかり把握しておくことが非常に重要です。
まず、「廃棄証明書」は、上記でご紹介した通り「依頼を受けた機密文書を正しく廃棄したことを証明する書類」で、機密文書を廃棄する業者側が発行し、排出事業者へと渡されます。
対してマニフェストは、廃棄物処理法によって定められた書類で「排出した産業廃棄物が正しい方法で処理されているかを確認するための書類」であり、排出事業者が発行し、関連する業者へと渡されます。
廃棄証明書とマニフェストは、法律で定められているかどうかはもちろん、発行する事業者や目的、タイミングも異なる、全く別の書類となっていますので、認識に齟齬が起きないよう注意し、理解しておきましょう。
ちなみに、機密文書は廃棄物の種類で「紙くず」に分類されます。この紙くずは、以下の業種から排出されたものだけが産業廃棄物となり、その他は一般廃棄物としての処理となりますので、こちらの認識にも注意が必要です。
※建設業
※パルプ製造業
※製紙業
※紙加工品製造業
※新聞業
※出版業
※製本業
※印刷物加工業
これらの業種から排出された機密文書の処理を業者に依頼する際には、マニフェストの発行が必要となります。しかし、上記以外の飲食業等から排出された機密文書の処理を依頼する場合には、一般廃棄物の扱いとなるため、マニフェストの発行は必要なく、必要に応じて廃棄証明書の発行を処理業者に求めることができます。
廃棄証明書の保管方法についてご紹介！
ここまで、廃棄証明書の詳細やマニフェストとの違い等について詳しくご紹介してきました。しかし、多くの方が最も知りたいのは、廃棄証明書の「保管方法」や「いつまで保管しておけばいいのか」ではないでしょうか。そこで、ここからは廃棄証明書の保管方法や期間、保管期間が満了した後の廃棄証明書の取り扱いについてご紹介いたします。
廃棄証明書の保管期間
廃棄証明書の保管期間は、5年もしくは7年とされているのがほとんどです。前者は一般的な廃棄証明書の場合で、後者は領収書等別の要素を兼ねた廃棄証明書の場合となります。いずれにしても、かなり長期間の保存となりますが、必要な時にすぐに取り出せるよう、きちんと整理して保管しておくことが求められます。
廃棄証明書の保管方法
廃棄証明書の保管方法に厳密な決まりはありませんが、紙媒体の廃棄証明書であれば、時系列や処理の内容に合わせて通し番号を付与する等わかりやすくまとめた上で、ファイリングしておくのが一般的な保管方法となります。
電子メールで送られてきた廃棄証明書も、パソコン内に保存しておくだけではなく、できれば一旦印刷してファイリングしておくのが無難です。特に、業者によって廃棄証明書が紙媒体なのか電子媒体なのかは異なるため、できるだけ紙媒体で統一しておいた方が管理は容易でしょう。ただし、上記はあくまでも一般的な方法ですので、どのような管理が適しているかはよく検討されることをお勧めいたします。
保管期間が経過した後の廃棄証明書はどうすればいい？
保管期間が満了した後の廃棄証明書は、できるだけ速やかに処分しましょう。大量の紙媒体のファイルで保管スペースが埋まってしまうのを避ける他にも「不用意な情報漏洩を避ける」というのも、大きな理由の1つとしてあげられます。
廃棄証明書は「機密情報の塊」であるといえます。廃棄証明書が漏洩してしまうことにより、会社や顧客にどのようなリスクをもたらすか予想できません。場合によっては賠償責任に発展する、あるいは会社の社会的信用を落とすことにもつながりかねません。
さらに、漏洩した情報の中に個人情報が含まれていれば「個人情報保護法」に違反したとして、1年以下の罰金（法人には1億円以下の罰金）が科されます。廃棄証明書の管理は厳密に行い、期間が満了したらできるだけ早く、的確に処分するようにしましょう。
近畿エコロサービスでは、機密書類の「一括管理」が可能です！
弊社近畿エコロサービスでは、機密書類・ハードディスク・機密情報機器等の処分を行う際、外部に情報が漏れないよう、収集運搬から処分までを一貫して行うことが可能です。
弊社はプライバシーマークを取得する等、機密情報、個人情報の取り扱いには細心の注意を払っております。
また、処分の方法は、具体的には破砕機や油圧ショベル等を使って原形をとどめない形で、物を物理的に破壊、焼却、熔解処理いたします。
もちろん、ご希望であれば処理した物品の写真や廃棄証明書も提出させていただきます。
安心・安全な機密書類の処分なら、ぜひ近畿エコロサービスにお任せ下さい！一括管理で、情報漏洩が起きないよう、細心の注意を払って処分させていただきます。
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