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コラム

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2023.07.17

機密処理

機密文書の分類と適切な処分方法を解説

機密文書は「企業に関する情報であり、外部に漏れると企業の信頼が損なわれる可能性がある、秘密保持が必要な文書」と定義づけられています。定義のように、決して社外へ漏洩させてはいけない重要な文書です。そのため、管理や利用する際はもちろん、処分する際にも最新の注意を払わなければなりません。

そこで、今回は機密文書の分類やお勧めの処分方法等について、詳しくご紹介いたします。

「機密文書」とは？

機密文書とは、部外者にその文書が漏洩した場合に組織や企業が不利益を受けるような、事業活動において重要度の高い文書のことを指します。例えば、設計書や仕様書等の製品の内部情報、顧客リスト等の個人情報、組織の実情を表す財務情報等多岐に渡ります。

これらの情報が部外者に渡ってしまうとどうなるでしょうか。例えば、製品のノウハウを利用した模造品が先に開発・販売されてしまう、顧客の個人情報を不正に利用され、刑事責任を負ってしまう等のリスクが想定されます。さらに連動して、組織や企業の売り上げ低下や社会からの信用が下落し、株価に影響するといった間接的な影響もあり、事業の存続が危うくなることも懸念されます。

そのため、機密文書は適切な管理の下、決して部外に漏洩しないように秘密保持を行わなければなりません。機密文書を保存する設備やパソコンのセキュリティ強化、機密文書の取り扱いに関する社内教育等を積極的に行い、部外に漏洩しないように対策を講じる必要があります。

機密文書が分類される3種類の内容について解説

機密文書は、主に3つの分類がされます。最も機密性の高い「極秘文書」から、特定の社員しか閲覧不可能である「秘文書」、社内の人間であれば閲覧が可能である「社外秘文書」まで、しっかりとした分類と管理を行うことで、情報漏洩から保護できます。

ここでは、機密文書が分類される3種類の内容についてご紹介いたします。

極秘文書（Top Secret)

極秘文書は、公開する範囲を限定して、特定の社員しか閲覧不可能と設定している、最も重要度の高い文書です。極秘文書が外部に漏洩すると企業に甚大な被害が及ぶ可能性があり、もちろん関係者にも不利益が生じます。極秘文書の情報漏洩を防ぐには、特定の人のみが閲覧できるように設定・管理することが必要となります。

秘文書(Secret)

特定の部署やプロジェクトメンバー以外には閲覧を認められない重要度の高い文書を「秘文書」と呼びます。機密文書の中では2番目に機密性が高く、社内で徹底した管理が求められます。

多くの場合、秘文書は、役員や部署のトップだけが閲覧できるように情報が管理されているのが一般的です。

社外秘文書(Confidential)

外部に漏らさないことを前提として、社内全体で公開できる情報が「社外秘文書」です。極秘文書や秘文書に比べると重要度は低いものの、社外に情報が漏れないようにデータの持ち出しに関する規定を定め、その規則を社内で徹底的に周知することが求められます。

なぜ「漏洩」は起こる？機密文書が漏洩する2つの原因

近年、機密文書や情報の漏洩は後を絶ちません。ニュース等のメディアで話題になることもあり、目にしたことがある方も多いのではないでしょうか。

機密文書が外部に漏れると、多くのリスクが生じます。漏洩を防ぐには、まず「原因を知る」ことが大切です。ここでは、機密文書が漏洩する2つの原因について詳しくご紹介いたします。

外部からの情報漏洩

外部から機密文書が漏れてしまう原因としては、主にスパムメールや不正アクセス、ウィルス汚染といったサイバー攻撃があげられます。サイバー攻撃とは、パソコン等の情報端末に対して、ネットワークを通じて情報の窃取や改ざんを行うことを指します。

近年はその手口が巧妙化かつ高度化しており、被害に遭っていることに長時間気づけない事例も増えてきています。他には協力会社の社員になりすまして企業に入り込み、開発資料や技術情報を盗んでいくという事例も報告されており、問題となっています。

内部からの情報漏洩

内部から機密文書が漏れる原因としては、外部からの情報漏洩のように意図的に情報が盗まれるよりも、社内にいる人間の人為的ミスで引き起こされることがほとんどです。例えば「メールの送信先を間違える」「データのアクセス制限の設定を間違え、誰でも見られるようにしてしまった」などが多くあげられます。

注意すれば防げることではありますが、人が関わる以上完全なミスを防ぐことは難しく、人為的なミスをどのように回避していくかが重要なポイントとなります。また、退社した社員や業務提携先から漏れることもあるので、その際には機密文書の取り扱いに関する契約を交わす必要があります。

安全な機密文書の破棄は、業者による「溶解処理サービス」がオススメです！

不要になった機密文書を処分する際には、情報漏洩を防止できる「溶解処理」がお勧めです。

溶解処理とは「パルパー」と呼ばれている機械に、機密文書が梱包されたダンボール箱等をそのまま投入し、水と各反力でバラバラになるまでほぐす作業のことです。投入された機密文書は復元不能かつ読解不能となり、情報は完全に抹消されます。

箱のまま溶解処理を行うため、誰の目につくこともなく機密は保持されたまま処分できるのが大きなメリットです。

また、サービスによっては「機密抹消証明書」を発行し、安全・確実に処分したことを証明できるため、企業の信頼性向上にもつながります。

安全な機密情報の処理に自信があります！ぜひ近畿エコロサービスにお任せ下さい

機密文書の他にも機密情報が入ったハードディスクやパソコン等の情報機器等、他社に知られたくない機密情報の処分を依頼する際「外部に委託すると情報が漏れるのでは」と不安になることが多いでしょう。弊社は収集運搬から処分までを一貫して行えるため、お客様の大切な情報が外部に漏れることはありません。また、弊社はプライバシーマークを取得する等、機密情報の取り扱いに最新の注意を払っております。

処分の方法は、具体的には破砕機や油圧ショベルを使って物理的に破壊する、書類であれば焼却・熔解処理を行います。

ご希望の場合は、処理した機密情報の写真や処理証明書を提出させていただきますので、ぜひ安心してご依頼下さい。

安全な機密情報の処理に自信があります！ぜひ近畿エコロサービスにお任せ下さい。

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